Conflicts of Interests - Policy

Introduction e cadre legal

La Directive européenne sur les « Marchés d’Instruments Financiers », Directive 2014/65/EU of the European Parliament and of the Council of 15 May 2014 on markets in financial instruments and amending Directive 2002/92/EC and Directive 2011/61/EUprévoit que chaque Prestataire de services d’investissement doit établir et maintenir opérationnel, un dispositif organisationnel et administratif en vue de prendre toutes les mesures raisonnables lui permettant de détecter, de gérer et d’assurer un suivi des éventuels conflits d’intérêts résultant de l’exercice de ses activités. Principaux changements concernent l'inclusion de dispositions spécifiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts, à la lumière de la directive OPCVM V 2014/91 / UE, la Circulaire CSSF 14/587 et la Circulaire CSSF 15/608.

Dans le cadre de l’activité de la banque, la politique de gestion des conflits d’intérêts vise à exposer :

  1. les situations potentielles de conflits d’intérêts;
  2. le dispositif mis en place afin de détecter ces situations; et
  3. la gestion efficace des conflits survenus et leur consignation.

La « Politique de Gestion des Conflits d’Intérêts » est approuvé par le Conseil d’Administration (ci-après le « CA ») et s’appliquent à la BPER Bank Luxembourg s.a « la Banque ».

La gestion des conflits d’intérêts au sein de la Banque est appréhendée en conformité avec la règlementation en vigueur au Luxembourg, dans le respect des directives / normes applicables au Groupe BPER (le « Groupe » ou la « Maison-mère »), tout en prenant en compte les changements organisationnels et le contexte opérationnel de référence.

Notion de Conflit d’Intérêts

D’une manière générale, la notion de conflit d’intérêts peut être définie de nombreuses façons. L’on s’accorde toutefois à considérer le conflit d’intérêts comme une opposition entre un intérêt supérieur et un intérêt personnel. Dans les faits, il s’agit de la situation où un professionnel sera susceptible, dans le cadre du service qu’il rend à un client, de privilégier l’intérêt d’une personne autre que son client.

Sur le plan réglementaire, il y a conflit d’intérêts susceptible de porter atteinte aux intérêts d’un client lorsque la Banque, une personne concernée ou une personne liée à la Banque par une relation de contrôle, se trouve dans l’une des situations suivantes :

  1.  elle est susceptible de réaliser un gain financier ou d’éviter une perte financière aux dépens de son client ;
  2.  elle a un intérêt dans le résultat d’un service fourni au client ou d’une transaction réalisée pour le compte de celui-ci qui est différent de l’intérêt du client dans ce résultat ;
  3.  elle est incitée, pour des raisons financières ou autres, à privilégier les intérêts d’un autre client ou groupe de clients par rapport à ceux du client concerné ;
  4.  elle mène la même activité professionnelle que ce client ;
  5.  elle reçoit ou recevra d’une personne autre que le client un avantage en relation avec le service fourni au client, sous la forme d’argent, de biens ou de services, autre que la commission ou les frais normalement facturés pour ce service.

Notion de personnes concernées

Une personne concernée est toute personne qui est :

  • un gérant, membre du conseil d’administration, du conseil de surveillance ou du directoire, directeur général ou directeur général délégué de la Banque ;
  • un gérant, membre du conseil d’administration, du conseil de surveillance ou du directoire, directeur général ou directeur général délégué ou tout autre mandataire social de tout agent lié de la Banque ;
  • un salarié du prestataire ou d’un agent lié de la Banque ;
  • une personne physique mise à disposition et placée sous l’autorité du prestataire ou d’un agent lié de la Banque et qui participe à la fourniture de services d’investissement par la Banque ;
  • une personne physique qui participe, conformément à un accord d’externalisation, à la fourniture de services au prestataire ou à son agent lié en vue de la fourniture de services d’investissement par la Banque.

Identification des Conflit d’Intérêts

Conformément à la règlementation applicable, la Banque a identifié et retranscrit, dans une cartographie, les situations de conflits d’intérêts susceptibles de se présenter en considération de son organisation et de ses activités, d’une part, et des principes de primauté des intérêts des clients et d’intégrité du marché, d’autre part.

Catégories de conflits d’intérêts prévues par la règlementation :

De manière générale, un conflit est susceptible de survenir dès lors qu’une situation risque de porter atteinte aux intérêts d’un client.

Les trois catégories de conflits potentiels sont les suivantes :

  • les conflits impliquant plusieurs clients :

la Banque favoriserait l’un de ses clients dans l’exécution de ses prestations de services au détriment d’autres clients ;

  • les conflits impliquant la Banque et ses clients :

la Banque agirait sans tenir compte de l’intérêt de ses clients voire, privilégierait son propre intérêt au détriment de celui de ses clients ;

  • les conflits impliquant les collaborateurs de la Banque et ses clients :

les collaborateurs agiraient sans tenir compte de l’intérêt des clients de la Banque voire privilégieraient leur intérêt au détriment de celui des clients.

Dispositions organisationnelles et administratives :

La Banque se soumet à des dispositions organisationnelles et administratives destinées à prévenir les conflits d’intérêts ou à gérer les situations de conflits d’intérêts avérés. Ces dispositions ont été élaborées par la Banque elle-même.

Elles définissent notamment:

  • des procédures qui permettent de prévenir, contrôler ou interdire des échanges d’informations pouvant porter atteinte aux intérêts de ses clients (exemple : séparation physique et informatique de certains services) ;
  • une formation dispensée à ses collaborateurs afin de les informer sur leurs responsabilités et leurs obligations ;
  • la possibilité de refuser la réalisation d’une opération.

Prévention des conflits d’intérêts au niveau des collaborateurs de la Banque

La Banque a mis en place des procédures afin de prévenir avec une certitude raisonnable la survenance des conflits d’intérêts, les collaborateurs sont régulièrement formés afin d’assurer à ces derniers une connaissance effectives des procédures à respecter.

Les procédures sont conçues afin de s’assurer que les collaborateurs concernés, engagés dans des activités comportant un risque de conflit d’intérêts, exercent ces activités avec un degré d’indépendance approprié au regard de l’organisation de la Banque.

Informations sensibles ou privilégiés:

La Banque  est tenue de mettre en place des procédures efficaces en vue d’interdire ou de contrôler les échanges d’informations entre les collaborateurs exerçant des activités comportant un risque de conflit d’intérêts lorsque l’échange de ces informations peut léser les intérêts d’un ou de plusieurs clients.

Afin de répondre à cette exigence, la Banque a adopté les mesures suivantes :

  • la mise en place de règles relatives à l’accès et la diffusion d’informations limitées aux seules nécessités professionnelles (édification de murailles de Chine) afin de garantir le respect du principe de confidentialité des informations détenues par les collaborateurs ;
  • la mise en place d’un organigramme au sein de la Banque tenant compte du niveau d’indépendance requis par certaines unités dans l’exercice de leurs activités ;
  • l’interdiction d’utilisation d’informations sensibles ou privilégiées auxquelles ont accès les collaborateurs tant pour leurs comptes personnels, que pour tout compte de tiers ;
  • le respect par l’ensemble des collaborateurs des règles applicables en matière de secret professionnel et de partage en interne d’informations confidentielles ;
  • la loyauté dont l’ensemble des collaborateurs doivent faire état à l’égard de la Banque et conformément au code déontologique et de l’ensemble des procédures.

Surveillance des fonctions sensibles :

La Banque est tenue de mettre en place des procédures efficaces en vue d’assurer une surveillance séparée des collaborateurs dont les principales fonctions consistent à exercer des activités pour le compte de certains clients ou à leur fournir un service lorsque les intérêts de ces clients peuvent entrer en conflit, ou lorsque ces personnes concernées représentent des intérêts différents, y compris ceux du prestataire, pouvant entrer en conflit. Afin de répondre à cette exigence, la Banque s’assure :

  • du respect du principe d’égalité de traitement entre les clients ;
  • de la traçabilité et conservation des informations relatives aux transactions sur instruments financiers ;
  • de l’enregistrement et la conservation des conversations téléphoniques ;
  • du respect des procédures en vigueur en matière de transactions personnelles.

Rémunération des collaborateurs :

La Banque est tenue de mettre en place des procédures efficaces en vue de garantir la suppression de tout lien direct entre la rémunération des collaborateurs exerçant principalement une activité particulière et la rémunération d’autres personnes exerçant principalement une autre activité, ou les revenus généras par ces autres personnes, lorsqu’un conflit d’intérêts est susceptible de se produire en relation avec ces activités.

Afin de répondre à cette exigence, la Banque a adoptée des mesures efficaces notamment :

  • les intermédiaires financiers i) sélectionnés sur la base de procédures écrites et des critères objectifs tels que la qualité des services rendus et ii) approuvés seulement par la direction ;
  • la transparence des avantages et de la rémunération versés aux collaborateurs de la Banque (étant précisé que tout élément du dispositif de versement des bonus, lié au nombre ou volume de transactions des clients n’affecte pas le montant du bonus de manière significative) ;
  • une politique de rémunération équilibré entre la partie fixe e celle variable pour garantir à la Banque, et en général au Groupe, une gestion saine et prudente et apte à minimiser les conflits d’intérêts.
  • la partie variable est sujet à la discipline du Règlement (UE) no 1095/2010 du Parlement européen et du Conseil du 24 novembre 2010 instituant une Autorité européenne de surveillance (Autorité européenne des marchés financiers), modifiant la décision no 716/2009/CE et abrogeant la décision 2009/77/CE de la Commission.

Influence inappropriée sur les collaborateurs :

La Banque est tenue de mettre en place des mesures efficaces visant à interdire ou à limiter l’exercice par toute personne d’une influence inappropriée sur la façon dont une personne concernée exerce ses activités.

Afin de répondre à cette exigence, la Banque a adoptée des mesures efficaces notamment :

  • la sélection des intermédiaires financiers sur la base de critères strictement objectifs (Cf. Point précédent);
  • l’encadrement de la réception et octroi des avantages et cadeaux (principe d’interdiction, limites, déclaration).

Participation du salarié à des services connexes :

La Banque est tenue de mettre en place des mesures efficaces visant à interdire ou contrôler la participation simultanée ou consécutive d’un collaborateur à plusieurs services d’investissements ou connexes ou autres activités lorsqu’une telle participation est susceptible de nuire à la gestion adéquate des conflits d’intérêts.

Afin de répondre à cette exigence, la Banque a adoptée des règles efficaces notamment :

  • tout salarié dispose uniquement des accès et outils liés à l’exercice de sa fonction. L’accès à certaines informations d’un autre service doit être validé par le supérieur hiérarchique s’il est jugé nécessaire pour l’exercice des activités du salarié ;
  • tout salarié est tenu de formaliser une demande d’autorisation préalablement à l’exercice de fonction d’administration, de gestion ou de direction ou un emploi rémunéré dans une autre entreprise.

Transactions personnelles du salarié :

La Banque est tenue d’établir et de maintenir opérationnelles des dispositions appropriées en vue d’interdire à toute personne concernée intervenant dans des activités susceptibles de donner lieu à un conflit d’intérêts ou ayant accès à des informations privilégiées de réaliser les transactions définies à l’article précitée.

Afin de répondre à cette exigence, la Banque a adoptée des règles efficaces notamment :

  • Toute ouverture de compte d’un salarié est soumise à la Direction et le salarié communique ses relevés d’opérations au Service Compliance.

Prévention des conflits d’intérêts

La Banque a organisé ses activités sur la base du «Need-to-Know» et du respect des obligations réglementaires relatives à la circulation d’informations privilégiées et confidentielles. Les activités de la Banque étant limitées, le risque de conflit d’intérêts est faible.

Les situations pouvant présenté un risque de conflit d’intérêts sont les suivantes (liste non exhaustive):

  • La Banque pourrait fournir des conseils aux clients qui sont basés sur l’intérêt particulier d’un client spécifique.
  • La Banque pourrait fournir des conseils à plusieurs clients ayant des intérêts concurrents.
  • La Banque pourrait avoir un intérêt au résultat d’une transaction réalisée pour le compte d’un client, par exemple, les transactions des clients réalisées sur des marchés où la Banque agit en tant que «market maker».
  • La Banque, ses collaborateurs pourraient détenir, acquérir, échanger, ou céder leurs titres, devises étrangères ou tout autre instrument financier concernés par une recommandation.
  • La Banque pourrait avoir un intérêt à augmenter le nombre des transactions afin de maximiser les revenus engendrés par les commissions, alors que l’intérêt du client réside dans la réduction des coûts de transaction.
  • Les Courtiers Introducteurs «Introducing Brokers/Partner» pourraient avoir des intérêts concurrents à ceux de la Banque et/ ou de ses clients.

L’analyse financière

La Banque entend par « recherche en investissements » ou « analyse financière » des travaux de recherche ou d’autres informations recommandant ou suggérant une stratégie d’investissement, explicitement ou implicitement, concernant un ou plusieurs instruments financiers ou des émetteurs d’instruments financiers, y compris les opinions émises sur le cours ou la valeur présente ou future de ces instruments, destinés aux canaux de distribution ou au public et pour lesquels les conditions suivantes sont remplies:

  1. ces travaux ou informations sont désignés ou décrits par l’expression : «recherche en investissements» ou «analyse financière», ou sont autrement présentés comme une explication objective et indépendante du contenu de la recommandation ;
  2. ils ne sont pas assimilables à la fourniture de conseils en investissement (absence de recommandation personnalisée);
  3. ils sont effectués conformément aux dispositions du Règlement Général de l’Autorité des marchés financiers.

Afin de prévenir et de gérer les conflits d’intérêt potentiels, le Groupe BPER s’est dotée de procédures et d’une organisation approprie.

Gestion des conflicts d’intérets

Dans certaines situations complexes ou particulières, si les procédures et dispositions mises en œuvre ne suffisent pas à garantir, avec une certitude raisonnable, que le conflit potentiel ne puisse porter atteinte aux intérêts de l’un de ses clients, la Banque met en œuvre une procédure de gestion des conflits d’intérêts fondée sur la transparence des actions à l’égard de ses clients.

Principe de remontée du conflit d’intérêts

Toute situation avérée ou simplement potentielle de conflits doit être portée à la connaissance du Service Compliance.

Gestion de la remontée du conflit d’intérêts

Le Service Compliance, est habilité à gérer toute remontée de conflits d’intérêts.

Le Chief Compliance Officer analyse la nature, les causes et les conséquences du conflit d’intérêt identifié et prend les mesures d’urgence appropriées afin d’en limiter les conséquences immédiates.

Modalités de déclaration au Service Compliance

Tout collaborateur de la Banque qui s’interroge ou constate un risque de conflit d’intérêts ou un conflit d’intérêts avéré doit immédiatement en informer son ou le Service Compliance par courriel : compliance@bperlux.lu Ce courriel doit comprendre une description factuelle et objective de la situation.

Traitement de la déclaration

Si après analyse, la situation décrite comporte selon le Service Compliance, un risque sensible d’atteinte aux intérêts des clients de la Banque, le Service Compliance avec le Chief Compliance Officer, décideront des modalités de traitement de la situation. Cette décision pourra aboutir notamment à :

  • L’information au client :

de façon claire et suffisamment détaillée de l’existence de la situation de conflit d’intérêts et de la nature des causes et des conséquences de ce conflit avant d’agir en son nom.

Le client ainsi informé, aura la possibilité de prendre une décision avisé sur la fourniture du service d’investissement. Les échanges avec le client doivent être conservés ;

  • La réalisation de l’opération concernée avec le client :

sous réserve de l’accord du client informé de l’existence de la situation de conflits d’intérêts.

  • Le refus de la Banque de réalisation de l’opération concernée.

Le Service Compliance et la direction générale définissent ensuite et mettent en œuvre les actions correctrices destinées à éviter ou limiter la survenance du conflit d’intérêts identifié, notamment en modifiant ou en adoptant les procédures nécessaires et/ou en renforçant les contrôles si de telles actions sont envisageables.

Registre des conflits d’intérêts

Le Chief Compliance Officer informe si nécessaire les autorités concernées.

Il tient et met à jour un registre consignant les services ou activités pour lesquels un conflit d’intérêts comportant un risque sensible d’atteinte à l’intérêt d’un ou de plusieurs clients s’est produit ou est susceptible de se produire.